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精益化管理助推合同签订效率提升
2017-12-29 19:18    梧州供电局   喻春森

同是企业对外经济交往的桥梁,是民事权利义务的载体。合同管理水平提升了,不仅能有效预防企业大部分法律风险,还能促进企业依法经营。同时,网、省公司多份文件都强调:实现合同全过程精益管控,力求以精简流程、提高效率。

今年以来,梧州供电局狠抓合同精益化管理工作,重点是精益管控合同签订效率,缩短合同签订时间。利用精益管理工具分析出影响合同签订效率的关键原因,创新推动合同签订可视化和差异化管理工作,编撰合同易错问题汇总表,加强对合同承办人的培训、考核,强化合同承办人的责任意识。梧州供电局牢牢牵住合同精益管理这个“牛鼻子”,多措并举提升合同签订效率。合同精益项目实施后,每份合同平均签订时间缩短10天,合同签订效率大幅度提升。

可视化操作,熟悉流程

针对该局许多人员对合同签订流程不熟悉的问题,该局仔细研究,认为这个问题应当属于影响合同签订效率的首要问题,属于缩短合同签订时间的基础性问题。通过听取了合同使用部门的反馈意见,结合该局合同管理的现状,法律专责制作《梧州供电局合同签订可视化流程展示(合同承办人部分)》以及《梧州供电局合同签订可视化流程展示(相关部门审查人员部分)》,对合同签订的全过程进行可视化展示,对关键的流程环节进行重点的提示,通俗易懂,方便合同的起草、审核人员操作。

差异化管控,明确职责

 按照《广西电网有限责任公司合同管理细则》和《广西电网有限责任公司合同审查签署业务指导书》的要求,将合同承办部门,以及相关部门审查的职责予以明确,以避免出现责任不清的情况,提高审查效率。由于合同审查的各个环节的职责不一样,且每个环节审查又有每个环节审查的重点。职责不清,不仅影响签订效率,还直接影响到了合同合法性、合规性以及可操作性。在以前的合同审查中,无论是合同承办部门、还是财务、物流、企管等审核部门,见到合同就进行无重点的审查,结果浪费了大量的时间,合同的关键问题还不一定审查出来。针对这一状况,该局制定了《梧州供电局合同差异化部门职责一览表》,将合同全过程管理中各个岗位的主要职责和审核重点全部展示在职责表中,各个环节的人员只需要按照表中的职责,完成好职责要求的内容,那么整个合同签署审查环节不仅准确而且签订效率大为提高。

易错集汇总,方便快捷

通过在日常审核中,该局法律专责对对合同签署过程中错误事项进行收集,发现有些简单的错误也是频率发生非常高,于是制作成《梧州供电局合同易错问题一览表》。该表按照错误的频次从多到少依次排列,用星级来提示,并附带解决的方法。承办人、审核人员使用十分便捷。特别是此表主要提示合同承办人注意常见的错误,数量不是很多,通俗易懂,能有效地解决因为简单的错误而被回退的问题,节约了流程周转的时间从而缩短合同签订的时间。

承办人培训,精益求精

该局法律专责组织开展开展合同承办人培训,培训内容包含:各流程环节相关人员职责、合同签订可视化流程图、依据与附件不足的问题、常见合同问题解决方法、合同重要性的案例教学等等。通过培训让各部门合同承办人明白提升合同签订效率的方法与技巧,加大对合同签订效率的重视,同时通过培训,能够更好、更快地指导责任人加强日常合同承办工作。为了尽可能做到精益求精,以最小的成本获得最大的收益,针对合同承办人培训班,该局通过听取承办人的声音,编写生动有趣的课件,展出真实的案例教学的方式来提高培训的水平,提升培训的效果。

合同精益管理永远在路上,合同签订效率提升没有终点。下一步,梧州供电局将继续坚持合同精益管控,重点分析合同标准文本应用、合同归档、合同履行及合同检查问题整改情况等,对发现问题整改情况实行“销号式”管理,充分合同在企业经营的正面导向作用,促进合同精益管理和企业依法经营。(喻春森)

  

编辑:黄祎婧

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