为了办好宝石节，我市成立了以时任市委副书记汤竹庭为主任，组织委员会，并成立了办公室，开展日常的筹备工作。

    为了加大力度，加快工作进程，九月上旬，组委会又从各有关部门抽调领导调整充实了办公室的领导力量，由市政府秘书长张培健担任办公室主任，同时设立会务组、商务组和宣传组，从市委办、市府办、市委宣传部、市商务局、市招商局、市建规委、市公安局、市政局、市外事办、市旅游局和蝶山区政府等单位抽调15名干部作为办公室的工作人员，负责落实和协调日常具体各项工作，确保宝石节如期举办。

    根据组委会的指示精神，宝石节办公室先后出台了7个文件，主要包括抓好环境卫生、食品卫生、道路交通安全、城市美容美化等工作内容的整治，以展现我市山美、水秀、城靓的风姿，用优美的市容环境和良好的精神风貌迎接宝石节的召开。

    宝石节办公室根据各个工作组的不同工作任务和不同的工作阶段，编制了宝石节《工作安排手册》，手册从细微之处着眼、从任务之中量化，特别是从主会场的装修到组织迎宾方块队，从选拔礼仪人员到抽调接待车辆，从发出邀请函到后勤接待，无论哪一个环节、哪一项工作，都编制有明确的工作目标和工作要求。办公室工作人员根据《工作安排手册》，既紧张又有条不紊地开展着工作。

    从5月份开始，我市各级宣传部门和新闻媒体就逐步加大对我市宝石产业的相关报道，跟踪报道宝石节筹备进程。各媒体开辟了宝石节专栏，对我市宝石产业和举办宝石节进行了全面详尽深入的采访和报道。

    宝石节筹备工作开展以来，组委会办公室按照市委、市政府的要求，周密部署，把工作重点放在招商招展工作上。商务组组织各县（市）区、各部门及市宝石商会，分别采取小分队走出去邀请、联系落实协办单位帮助邀请等多种形式，挖掘客商资源，按照投资商、参展商、原材料供应商、采购商等不同类型，既广泛邀请外国和港澳地区的商人，又广泛联系国内和本市的商人，用行动、用真情广邀八方宾客参与盛会。据不完全统计，共发出请柬1300多份，落实参展商和来梧洽谈项目的客商共1000多人。