2004年宝石节期间，由组委会统一邀请和接待的中外宾客共1000多人，接待规模之大、人数之多、档次之高、任务之重，对我市来说是前所未有。

为了圆满完成宝石节宾客的接待工作，确保宝石节成功举办，市委办、市府办下发了《关于做好首届梧州国际宝石节宾客接待工作的通知》。

根据通知精神，全市各有关单位遵循“热情周到、礼仪规范、卫生安全、有序高效”的原则，明确任务、精心组织、周密安排，全力以赴做好各项接待工作。

组委会在确定落实6家指定接待酒店和4家预备接待酒店中得到了各酒店的大力支持。

市接待办根据组委会组办公室的要求，早部署、早落实。对各大接待酒店的餐饮、卫生、安全等方面进行部署、检查；连夜编排接待手册；编排、审核宴会布置效果图；培训志愿者等。

组委会从各单位抽调有关人员，作为各接待酒店的总联络员，负责各酒店的接待、安全、卫生、车辆等工作的总安排、调度和协调工作。

全市43个单位派出了素质高、形象好、工作责任心强的工作人员担任联络员，全程服务和宴请宾客。宝石节计划邀请嘉宾1132人，实际报到731人，其中安排住宿530人。

通过上下努力，宝石节的接待工作形成了各司其职、各尽其能、服务高效的工作格局，圆满地完成了接待工作任务。

在市宝石商会的大力支持下，组委会商务组在宝石城落实了122个展位供外商使用，除策划和设计层位、做好展位的装修准备工作外，并提供了展台和照明用具。宝石城正在经营的273个铺位的商家也在扮靓门店、扩大宝石品种，以积极的姿态迎接宝石节。